Você já se viu na situação de viajar para o exterior e, ao notificar que irá se hospedar com um amigo ou familiar, ser solicitada a carta convite ou carta de anfitrião?
Se você já viajou ou pretende viajar para o exterior, com certeza vai passar por isso.
Quer saber o que é e para que serve a carta convite? É só continuar a leitura para entender mais sobre esse tipo de comunicação formal!
Em suma, esse é um documento formal que é enviado para convidar alguém para um evento, reunião, viagem ou qualquer outra ocasião importante.
Nesse sentido, pode ser usado em diversas situações, como em eventos sociais, negócios ou viagens oficiais, fazendo solicitação de presença de alguém.
A cartas desse tipo geralmente inclui informações importantes sobre a ocasião, como a data, hora, local e propósito do evento.
Ademais, essa convocação por escrito pode ser mandada por e-mail, correio ou entregue pessoalmente ao destinatário.
De acordo com Sundfeld,
A licitação tem início com a divulgação do ato convocatório, denominado edital (ou, no caso específico das licitações por convite, de carta-convite), destinado a normatizar com antecipação tanto o seu desenvolvimento como o regime da futura relação contratual.”CARLOS ARY SUNDFELD, Doutor, Mestre e Bacharel em Direito pela PUC-SP.
Isto é, a carta convite é um ato de convocação formal que tem suas especificações a depender da situação, com o objeto de normatizar um convite.
Com isso, essa notificação por escrito bem escrita deve ser clara e direta, incluindo todas as informações relevantes e necessárias para que o destinatário possa tomar uma decisão.
Por exemplo, diversas pessoas, ao desembarcarem no país para o qual estão indo, são barradas.
Desse modo, esses passageiros tem por obrigação retornar ao seu país de origem.
Assim, nessa situação o que vale é uma carta convite!
Agora que você entendeu bem a importância da carta convite, venha descobrir o que é carta convite para viajar, como fazer carta convite e, ademais, veja exemplo de carta convite!
O que é carta convite para viajar?
Em resumo, a carta convite para viajar é um documento que serve para confirmar sua visita a uma pessoa em um país.
Portanto, ao mostrar um pedido de presença formal, você comprova que você está acomodado com todas as suas despesas pela pessoa que irá te receber!
Considerado um dos documentos para importantes para a imigração, a carta convite é basicamente um comprovante informal de hospedagem do turista.
Em suma, esse documento comprova que o viajante possui condições de se manter no país durante sua estadia, seja para justificar sua situação de moradia ou financeira.
Obrigatoriamente, quem escreve a carta convite é aquele que vai te receber.
Além disso, deve incluir informações dela para atestar que irá lhe receber por um determinado período.
Ademais, esse documento convocatório geralmente inclui informações sobre o visitante, como, por exemplo:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- Número do passaporte;
- Motivo da viagem;
- Informações sobre o anfitrião.
Ainda, a carta convite pode ter detalhes sobre as datas da viagem, local de hospedagem e informações adicionais relevantes.
Em resumo, o objetivo principal de um convite protocolar para viagem é fornecer uma comprovação oficial da relação entre o visitante e o país de destino.
Porém, cada país tem seus próprios requisitos para a carta convite.
Por isso, é importante verificar as informações específicas com o consulado ou embaixada do país de destino antes de solicitar o visto.
Ficou curioso para saber mais sobre como conseguir uma carta de anfitrião e como fazer uma solicitação de presença solene? Continua acompanhando!
Como fazer carta de anfitrião para viajar?
Agora você já sabe bem sobre carta convite, não é mesmo?!
Mas, antes de fechar as malas, você precisa saber como orientar seu anfitrião a redigir sua carta!
De modo geral, escrever uma carta convite é muito simples. Entretanto, existem informações indispensáveis. Quer saber quais são? Continue a leitura!
As informações necessárias na carta convite são, geralmente:
- Dados do anfitrião, isto é, nome, documento de identidade, nacionalidade, profissão, endereço completo da residência e contato;
- Dados do(s) visitante(s): nome, número do passaporte, nacionalidade, profissão, endereço de residência e contato;
- Motivo/objetivo da viagem. Em caso de viagem de negócios, incluir dados sobre a empresa;
- Vínculo/relacionamento entre as partes;
- Período da viagem: dia em que chegará no país e dia de saída;
- Termo de responsabilidade financeira, se o anfitrião for responsável por todas as despesas do hóspede durante a sua estadia na sua residência.
Nesse último, caso não arque com as despesas do hóspede, o anfitrião deve informar na carta que ele tem condições de pagar suas despesas no período em que estiver no país.
Ainda, não esqueça de solicitar que seu anfitrião anexe na carta uma cópia do passaporte ou documento de identidade com foto.
Apesar de não ser obrigatório, essa prática pode passar mais credibilidade! Com certeza não irá atrapalhar.
Se você quiser mais uma “mãozinha” ótima e de graça para ajudar na organização da sua viagem, confira abaixo o nosso checklist!
Erros comuns a evitar na elaboração de uma carta convite
A elaboração de uma carta convite ou carta de anfitrião é uma tarefa importante que exige atenção aos detalhes para evitar possíveis erros que possam causar problemas.
A partir disso, aqui estão alguns erros comuns a evitar:
- Não fornecer informações completas: inclua todas as informações relevantes, como nome completo do convidado, propósito da visita, data de chegada e partida etc.;
- Não informar sobre a finalidade da visita: a finalidade da visita deve ser claramente indicada na carta convite ou carta de anfitrião, seja para fins de negócios ou turismo;
- Não incluir informações precisas sobre o convite: incluir o nome e endereço completo do remetente, bem como informações de contato e assinatura do remetente e data da carta;
- Não informar sobre a acomodação e as despesas: se o anfitrião for responsável por fornecer acomodação, isso deve ser claramente indicado na carta convite;
- Não usar uma linguagem formal: a carta de anfitrião deve ser um convite formal com linguagem formal, sem gírias ou abreviações informais.
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O que não posso esquecer sobre Carta de anfitrião?
Existem alguns detalhes que você não pode esquecer na hora de solicitar a sua carta de anfitrião para seu amigo ou familiar.
Por isso, vamos listar tudo sobre como fazer carta convite para ter uma carta impecável!
- Idioma do documento: em outras palavras, muito importante que a carta convite seja escrita no idioma original do seu destino;
- Tenha em mãos a carta original, isto é, peça ao seu anfitrião o envio da carta original via correios. Dessa forma, quando você viajar, terá o documento em mãos;
- Carta de anfitrião não é visto. Portanto, não é considerada como um visto para imigração, mas irá te ajudar no processo de conseguir um;
- É necessário registro? Se você irá precisar de registro ou não, vai depender das embaixadas e consulados no Brasil, ou seja, varia de país para país;
- Posso usar a mesma carta de anfitrião mais de uma vez? A resposta é não. Em conclusão, se você viajar novamente, deverá solicitar outra para seu anfitrião.
Agora, se ocorreu um problema na sua viagem, mesmo você estando com todos os documentos certinhos, você pode exigir seus direitos à companhia área!
Exemplo de carta convite
Com certeza é mais fácil escrever a carta convite com um modelo ao lado, né?!
De antemão, alguns consulados já disponibilizam modelos que além de ajudar quem vai te hospedar, provavelmente otimiza o tempo de quem vai ler a carta.
Para mais, existem cartas de anfitrião que servem para outras coisas além de viagens, como já mostramos antes!
Assim, essas cartas possibilitam a retirada das informações mais importantes.
Sendo assim, selecionamos três modelos de carta convite para você nunca mais passar perrengue.
Três modelos de cartas
Apesar de não existir um modelo oficial para carta convite, o importante mesmo é que nela estejam todas as informações que serão apresentadas para quem irá receber.
Por isso, você irá observar:
- Modelo de carta convite para eventos;
- Modelo de carta convite para reuniões de negócios;
- Modelo de carta convite para viagens.
Acompanhe desde já!
Modelo de carta convite para eventos
A seguir, há um exemplo de carta convite para eventos, que você pode utilizar como base caso queira produzir uma carta convite para eventos!
“Caro [nome do destinatário],
É com grande prazer que o convidamos para participar do [nome do evento], que será realizado no dia [data] às [horário] no [local do evento].
O [nome do evento] é um evento emocionante e esperado com grande antecipação, e estamos animados para compartilhar essa experiência com você.
O evento contará com [breve descrição do evento e suas atrações].
Nós apreciaríamos muito a sua presença neste evento. É uma oportunidade de networking incrível, e sua participação contribuirá para o sucesso do evento.
Por favor, confirme a sua presença o mais rápido possível, para que possamos fazer os ajustes necessários e garantir que sua experiência seja inesquecível.
Agradecemos antecipadamente pela sua presença e esperamos vê-lo lá.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo].”
Adiante, veja como você pode produzir uma carta convite para reuniões!
Modelo de carta convite para reuniões de negócios
Agora que você chegou até aqui, nós vamos te mostrar um exemplo de carta convite para reuniões e negócios.
Dessa forma, você pode utilizar esse modelo como base para produzir seu próprio convite!
“Caro [nome do destinatário],
Gostaríamos de convidá-lo(a) para uma importante reunião de negócios que ocorrerá no dia [data] às [horário] no [local da reunião].
Esta reunião é essencial para discutir questões importantes relacionadas ao [breve descrição do assunto da reunião].
Acreditamos que sua participação na reunião é fundamental e valorizada, pois você tem uma grande experiência e conhecimento nesse assunto.
Sua presença também será uma oportunidade valiosa para networking com outros líderes de negócios.
Durante a reunião, teremos uma apresentação detalhada sobre o assunto, seguida por discussões e trocas de ideias.
Será uma oportunidade para todos os participantes compartilharem opiniões e sugestões.
Por favor, confirme a sua presença o mais rápido possível para que possamos fazer os ajustes necessários e garantir que a reunião seja produtiva e eficiente.
Agradecemos antecipadamente pela sua presença e esperamos vê-lo(a) lá.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo].”
Por fim, veja exemplo de carta convite para viagens!
Modelo de carta convite para viagens
O convite para viagem é um documento de extrema importância, por isso é importante que você veja um exemplo de carta convite para esse tipo de situação!
Dessa maneira, observe bem o nosso modelo a seguir!
“Caro [nome do destinatário],
É com grande satisfação que o convidamos para uma viagem inesquecível a [destino da viagem] como nosso convidado especial.
A viagem ocorrerá durante o período de [datas da viagem].
Estamos ansiosos para compartilhar a beleza e as maravilhas de [destino da viagem] com você.
A viagem oferecerá uma oportunidade única para explorar [breve descrição das atrações da viagem] e experimentar a cultura local.
Além disso, teremos atividades emocionantes planejadas, como [breve descrição das atividades planejadas].
Como nosso convidado especial, você desfrutará de acomodações de primeira classe, transporte e refeições, tudo por nossa conta.
Você só precisa se preocupar em se divertir e aproveitar ao máximo essa experiência.
Por favor, informe-nos o mais rápido possível se você puder se juntar a nós para que possamos fazer os ajustes necessários nas acomodações e atividades.
Estamos ansiosos para recebê-lo em nossa viagem e garantir que você tenha uma experiência inesquecível.
Atenciosamente,
[Seu nome e contato].”
Finalmente, não esqueça de comprar sua passagem de ida e volta, caso você não possua a cidadania do país que irá visitar.
Além de informar sua situação financeira e a comprovação do seu seguro de viagem.
E aí, gostou das nossas dicas e exemplo de carta convite? Esperamos que sua próxima viagem seja excelente!
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Perguntas frequentes sobre carta convite
Uma carta convite é um documento formal que é enviado para convidar alguém para um evento, reunião, palestra ou qualquer outro tipo de encontro.
A carta convite deve ser enviada com antecedência suficiente para que o convidado possa se programar e comparecer ao evento. O tempo ideal varia de acordo com o tipo de evento e a distância que o convidado precisa percorrer.
A carta convite deve ser escrita de forma clara e objetiva, com informações sobre o evento, data, horário e local. Também é importante incluir informações sobre o motivo do convite e detalhes sobre a programação.
A estrutura básica de uma carta convite inclui um cabeçalho com as informações do remetente e do destinatário, uma saudação, o corpo do texto com informações sobre o evento e uma despedida.
A forma de envio da carta convite pode variar de acordo com o evento e o público-alvo. Para eventos mais formais, pode ser necessário enviar a carta convite em papel. Porém, para eventos mais informais ou para convidados que estão distantes, pode ser enviado por e-mail.
Sim, existem diversos modelos de carta convite disponíveis na internet. É importante, porém, personalizar a carta de acordo com o evento e o público-alvo.
Chief of Marketing Operations e Engenheira de produção de formação, Patricia Autran escreve artigos para o Portal da Resolvvi sobre dicas para os passageiros. Já que adora viajar, conhece os principais truques para sua viagem ser um sucesso.
1 comentário em “Carta convite: o que é, como fazer e exemplo de modelo”
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