Organizar uma viagem corporativa nem sempre é uma tarefa fácil. Procurar passagens mais econômicas, preparar roteiros, otimizar o tempo de viagem, buscar hospedagem já é bastante desafiador quando você viaja a lazer.
Mas pode ser um desafio ainda maior quando se trata de uma viagem corporativa.
No entanto, viagens a negócios oferecem a oportunidade de construir networks, aprimorar conhecimentos, trazer novos insights para a empresa, divulgar seu produto, inspirar grandes ideias para o seu cliente, além de mostrar sua versatilidade, habilidade e capacidade para trabalhar fora da zona de conforto.
As vantagens são inúmeras! Por isso, preparamos algumas dicas para otimizar ao máximo suas viagens corporativas, mesmo aquelas de última hora. Veja!
Planejamento com a equipe
Antes de partir para seu destino, sente-se com os membros da equipe para discutir detalhes da agenda de compromissos, como por exemplo:
- horários e locais das reuniões;
- apresentações que deverão ser levadas;
- eventos interessantes que estão ocorrendo na cidade de destino que podem ser interessantes para a empresa e encaixados na rotina da viagem.
Escolher bem o local para hospedagem e alinhar os trajetos, pode economizar bastante tempo com deslocamento, principalmente em uma cidade que você não conhece.
É interessante também verificar se sua empresa possui uma Política de Viagem Corporativa, que geralmente contém informações:
- quais documentos seus funcionários devem apresentar;
- como funciona o procedimento dos deslocamentos;
- um limite definido de gastos diários (hotel, meio de transporte, refeições);
- a política de reembolso;
- um budget especial para imprevistos;
- e quaisquer assuntos que os gestores e o setor financeiro acharem essenciais para serem abordados.
Como aproveitar melhor seu tempo no aeroporto durante viagem corporativa?
Apesar de ser um dos transportes mais confortáveis, principalmente para trechos longos, ainda perde-se muito tempo em entradas e saídas de aeroportos.
Fazer check-in online com antecedência, pelo seu celular ou notebook, e optar por viajar apenas com bagagem de mão, se dirigindo direto pra sala de embarque, sem precisar passar por filas para despacho de mala é uma grande vantagem para quem está com tempo curto.
Aproveite seu tempo de espera na sala de embarque para carregar a bateria do seu celular ou notebook ou acessar os 30 minutos grátis de internet que os aeroportos oferecem para baixar artigos de leitura, apresentações da empresa que você não teve tempo de finalizar, filmes, músicas ou outras coisas que podem ser usadas offline.
É importante lembrar que durante o voo, é permitido o uso desses aparelhos eletrônicos, contanto que estejam em modo avião.
Veja também: O que fazer no aeroporto de Guarulhos durante uma conexão?
Prestar contas com a empresa após sua viagem corporativa
Algumas empresas pagam seus funcionários antecipadamente e permite que o colaborador se organize com as devidas despesas antes da viagem.
Para isso é importante entregar uma estimativa do orçamento necessário para executar as tarefas.
Planeje tudo direitinho com sua empresa para receber todas as orientações de custos.
Outra alternativa também muito comum nas empresas é que o funcionário que vai realizar a viagem arque com os gastos e apresente as notas fiscais para ser ressarcido ao término da viagem.
Por isso é importante guardar as notas fiscais referentes à alimentação, hospedagem, transporte, entre outros. Gastos pessoais não entram nessa lista, ok?!
E já que você vai estar em outra cidade, aproveite para curtir um pouco do seu tempo livre pós expediente, conhecendo alguns pontos turísticos da cidade, restaurantes ou eventos culturais.
Faça uma lista de lugares que você gostaria de visitar e aproveite esse outro lado da viagem!
Gostou dessas dicas? Então, aproveite para conferir também: Checklist de Viagem: organize a sua viagem sem perder tempo. Boa leitura!
